Ghi nhận tiếp nhận
Lưu sản phẩm, khách hàng, mô tả vấn đề và thông tin kiểm tra ban đầu trong hồ sơ sửa chữa.
Từ tiếp nhận đến trả sản phẩm
Phần mềm quản lý trung tâm bảo hành và sửa chữa
Theo dõi phiếu tiếp nhận, phân công kỹ thuật viên, linh kiện đã dùng và tiến độ xử lý. Kết nối hồ sơ sửa chữa với thông tin khách hàng và bảo hành để nhân viên không phải ghép quy trình từ nhiều file rời.
Phù hợp để đánh giá cho trung tâm sửa chữa, cửa hàng có bộ phận kỹ thuật và đơn vị tiếp nhận bảo hành.
Tiếp nhận có lịch sử
Theo dõi trách nhiệm xử lý
Kết nối hồ sơ sản phẩm
Quản lý công việc theo phiếu
Giúp đội ngũ biết sản phẩm đang ở bước nào
Trung tâm bảo hành thường phải phối hợp nhân viên tiếp nhận, kỹ thuật viên, kho và người chăm sóc khách. Một phiếu sửa chữa có trạng thái rõ ràng giúp bàn giao công việc và trả lời khách nhất quán hơn.
Phân công kỹ thuật
Giao việc cho người phụ trách và theo dõi các phiếu đang chờ, đang xử lý hoặc đã hoàn thành.
Kiểm soát linh kiện
Ghi nhận linh kiện sử dụng cho phiếu và theo dõi kho để hỗ trợ kiểm kê hoạt động sửa chữa.
Cập nhật cho khách
Hỗ trợ gửi thông báo theo bước xử lý để khách biết yêu cầu đã được tiếp nhận hoặc hoàn tất.
Xem lịch sử bảo hành
Tra cứu thông tin sản phẩm, serial/IMEI và các lần hỗ trợ đã ghi nhận trước đó.
Theo dõi nhiều điểm dịch vụ
Phân quyền nhân viên và theo dõi hoạt động nhiều cửa hàng hoặc trung tâm theo nhu cầu sử dụng.
Quy trình tham khảo
Chuẩn hóa luồng xử lý phiếu sửa chữa
Điều chỉnh các trạng thái theo cách trung tâm đang vận hành, sau đó thống nhất cách cập nhật giữa nhân viên và kỹ thuật viên.
Tiếp nhận
Tạo phiếu, ghi thông tin khách hàng, thiết bị và tình trạng ban đầu.
Kiểm tra và phân công
Chuyển phiếu tới kỹ thuật viên để chẩn đoán và cập nhật kết quả.
Sửa chữa và cập nhật
Ghi nhận tiến độ, linh kiện liên quan và trao đổi cần thiết với khách.
Bàn giao và lưu lịch sử
Hoàn tất phiếu, trả sản phẩm và giữ lại lịch sử hỗ trợ cho lần sau.
Chọn phần mềm sửa chữa bảo hành
Đánh giá quy trình thật trước khi chuyển hệ thống
Khi chọn phần mềm quản lý trung tâm bảo hành, hãy mô tả các bước hiện tại từ lúc khách mang sản phẩm đến cho tới khi nhận lại. Kiểm tra xem mỗi bước có người phụ trách, trạng thái, thời gian và thông tin khách hàng cần thiết hay không.
Kiểm tra khả năng bàn giao giữa các vai trò
Nhân viên tiếp nhận cần biết phiếu đang ở đâu; kỹ thuật viên cần xem thông tin kiểm tra; quản lý cần thấy công việc tồn và tình trạng linh kiện. Hãy trải nghiệm với một tình huống đại diện cho trung tâm trước khi nhập dữ liệu vận hành thật.
Quản lý bảo hành cùng sửa chữa
Nếu trung tâm vừa sửa dịch vụ vừa xử lý bảo hành, hồ sơ sản phẩm và lịch sử sửa chữa nên tra cứu được cùng nhau. Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý bảo hành sản phẩm và quy trình bảo hành điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Về phần mềm quản lý trung tâm bảo hành
Phần mềm có quản lý phiếu sửa chữa không?
Có. Các chức năng được giới thiệu gồm tiếp nhận, phân công kỹ thuật viên và theo dõi tiến độ phiếu sửa chữa.
Có theo dõi được linh kiện đã dùng không?
Trang sản phẩm giới thiệu theo dõi linh kiện gắn với phiếu sửa và quản lý kho. Hãy kiểm tra luồng xuất/nhập phù hợp với quy trình thực tế của trung tâm.
Trung tâm có nhiều chi nhánh thì sao?
Hệ thống giới thiệu quản lý nhiều cửa hàng và phân quyền. Phạm vi quản lý phù hợp phụ thuộc cách tổ chức dữ liệu và tài khoản; vui lòng liên hệ để xác nhận nhu cầu cụ thể.
Có thể quản lý cả bảo hành điện tử không?
Phần mềm có hồ sơ sản phẩm, kích hoạt và tra cứu bảo hành. Xem trang phần mềm bảo hành điện tử để biết thêm về luồng này.
Thử quy trình sửa chữa trên phần mềm
Đối chiếu quy trình tiếp nhận, phân công và theo dõi phiếu với hoạt động của trung tâm bạn.
Tạo tài khoản